Ordnungsgemäße Rechnungen: Gesetzliche Anforderungen PDF Drucken E-Mail

Gerade Existenzgründer und junge Unternehmer sind unsicher bei ihrer ersten Rechnung, die für ein verkauftes Produkt oder für geleistete Dienste gestellt werden kann. Was muss alles auf die Rechnung, damit diese auch ordnungsgemäß ist und vom Empfänger anerkannt wird? Folgende Rechnungsangaben sind seit 1.7.2004 für alle Rechnungen verbindlich.

1. Gesetzliche Anforderungen gem. § 14 Abs. 4 UStG

2. Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU

3. Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

4. Berichtigung von Rechnungen

5. Aufbewahrung von Rechnungen

6. Erleichterungen bei Kleinbetragsrechnungen

7. Gutschriften als Rechnung

8. Besonderheiten für Kleinunternehmer

 

I. Gesetzliche Anforderungen gem. § 14 Abs. 4 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss seit dem 1.1.2004 gem. § 14 Abs. 4 UStG folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
  • Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto, Rabatt
  • Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (ab 1.8.2004)
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; seit dem 19.12.2006 ist die Angabe in jedem Falle zwingend, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht
  • Bei Rechnungen über An- oder Vorauszahlungen ist eine Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts nur dann erforderlich, wenn der Tag der Vereinnahmung bei der Rechnungsstellung bekannt ist und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Enthält eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben, entspricht sie nicht den gesetzlichen Anforderungen und gilt daher als nicht ordnungsgemäß. Der Rechnungsempfänger hat jedoch einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung, die zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, anderenfalls ist er zur Zurückbehaltung des Rechnungsbetrages berechtigt.

Achtung:
Um einen Missbrauch mit der persönlichen Steuernummer auszuschließen, ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (= Ust-IDNr.) ratsam. Diese können Sie formlos beim Bundesamt für Finanzen beantragen. Der Antrag muss Name, Adresse, zuständiges Finanzamt und die Steuernummer enthalten.

 

II. Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU

Bei Lieferungen oder Leistungen innerhalb der EU muss in der Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowohl des leistenden Unternehmers als auch die des Leistungsempfängers angegeben werden (§ 14a Abs. 3 UStG).

 

III. Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person, so ist der leistende Unternehmer seit dem 1.1.2004 stets zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Bisher musste er nur auf Verlangen eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Unternehmer der Baubranche, die Leistungen im Zusammenhang mit einem Gebäude und Grundstück erbringen sind seit dem 1.8.2004 verpflichtet, auch privaten Auftraggebern innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Diese Rechnung muss zusätzlich einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers beinhalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG).

Im übrigen muss der leistende Unternehmer einer Lieferung oder Dienstleistung an eine Privatperson keine Rechnung ausstellen.

 

IV. Berichtigung von Rechnungen

Enthält eine Rechnung nicht alle geforderten Angaben oder sind die Angaben unzutreffend, kann die Rechnung durch den Rechnungsaussteller berichtigt werden.

 

V. Aufbewahrung von Rechnungen

Unternehmer müssen eine Kopie der ausgestellten Rechnung bis zu 10 Jahre lang aufbewahren.

Neu ist, dass dies seit 2004 auch für alle erhaltenen Rechnungen gilt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG).

 

VI. Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro (bis 2006: bis 100 Euro) genügen folgende Rechnungsangaben (§ 33 UStDV):

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Rechnungsdatum
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe
  • Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Die Umsatzsteuer muss nicht als Betrag gesondert ausgewiesen werden. Es reichen der Gesamtbetrag und die Angabe des konkreten Steuersatzes. Die Angabe "gesetzliche Umsatzsteuer enthalten" genügt nicht. Die Angabe der Steuernummer und einer fortlaufenden Rechnungsnummer ist hier nicht erforderlich.

Die Vorschriften für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht für Rechnungen über Leistungen nach § 3c und 6a UStG sowie in Fällen im Baugewerbe, in denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist (§ 13b UStG).

V. Gutschriften als Rechnung

Rechnet der Leistungsempfänger über die erhaltene Leistung durch Erteilung einer Gutschrift gegenüber dem Leistungserbringer ab, gelten seit dem 1.1.2004 für die Ausstellung der Gutschrift folgende Neuregelungen (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG):

  • Eine Gutschrift kann auch von juristischen Personen ausgestellt werden, die nicht Unternehmer sind.
  • Die Gutschrift kann auch ein Dritter ausstellen, der vom Leistungsempfänger beauftragt ist und in dessen Namen und für dessen Rechnung abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).
  • Die Beteiligten können vor der Abrechnung frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger über die jeweilige Leistung abrechnen.
  • Eine Gutschrift kann auch ausgestellt werden, wenn über steuerfreie Umsätze abgerechnet wird oder keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.

ACHTUNG:
Der Aussteller der Gutschrift muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angeben und diese daher zuvor beim Gutschriftsempfänger erfragen.
Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt dagegen der Gutschriftsaussteller.

VI. Besonderheiten für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer weisen in der Regel keine gesonderte Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Diese Kleinunternehmerregelung gilt, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht höher war als 17.500,-- EUR und im laufenden Jahr nicht höher sein wird als 50.000,-- EUR (§ 19 UStG).
Sie haben allerdings ein Wahlrecht, zum Ausweis der Umsatzsteuer zu optieren und dann auch die Vorteile des Vorsteuerabzugs zu nutzen Der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung ist dann allerdings für fünf Kalenderjahre bindend.
Da Kleinunternehmer in Ihren Rechnungen keine gesonderte Umsatzsteuer ausweisen, dürfen sie auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen.

Weist ein Kleinunternehmer dennoch die Umsatzsteuer gesondert aus, muss er diese an das Finanzamt abführen, während der Rechnungsempfänger die Steuer dennoch nicht als Vorsteuer abziehen darf.

Im übrigen gelten auch für Kleinunternehmer die oben genannten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

 
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